APS là một bộ phận thuộc Phòng Văn hoá của Đại sứ quán Đức. APS thẩm tra liệu sinh viên xin du học có đáp ứng được các điều kiện cơ bản để nhập học Đại học tại Đức, đồng thời thẩm tra các chứng chỉ học tập. Thủ tục này được áp dụng từ ngày 01 tháng 01 năm 2007 đối với tất cả các sinh viên muốn bắt đầu học đại học ở Đức từ học kỳ mùa đông năm 2007.
Sau khi thẩm tra, nếu sinh viên đạt đầy đủ các yêu cầu sẽ được APS cấp cho một chứng chỉ hay một giấy chứng nhận ( cho các khoá học thuần tuý nghệ thuật). Chứng chỉ hay chứng nhận này là một trong những điều kiện để được nhập học tại một trường đại học của Đức. Các chứng chỉ và giấy chứng nhận có hiệu lực vô thời hạn.
Thủ tục thẩm tra APS gồm có 2 bước
+ 1 đơn điền đầy đủ kèm ảnh hộ chiếu tải từ trang website của Đại Sứ Quán Đức. Ảnh hộ chiếu là ảnh khổ 4cm x 6cm nền trắng. Đơn điền bằng chữ in hoa, tiếng Đức hoặc tiếng Anh
+ 1 bản công chứng CMND
+ 1 phong bì A4, bên ngoài ghi họ tên, địa chỉ, số điện thoại người nhận chứng chỉ APS
+ 1 bản dịch và 2 bản sao chứng thực bằng tốt nghiệp THPT
+ 1 bản photo công chứng bằng tốt nghiệp đại học (nếu là bằng song ngữ Anh Việt thì chỉ cần photo công chứng/ Nếu bằng hoàn toàn là tiếng Việt thì dịch chứng thực + 2 bản photo công chứng)
+ 3 bản dịch chứng thực + 2 bản sao công chứng bảng điểm tốt nghiệp đại học
+ 1 bản sao chứng thực chứng chỉ ngoại ngữ tiếng Anh/ Đức/ hoặc 1 bản ghi rõ thời gian tự học ngoại ngữ đối với các bạn chưa có chứng chỉ tiếng. Như vậy để phỏng vấn APS các bạn không nhất thiết phải có chứng chỉ ngoại ngữ. Các bạn có thể lựa chọn ngôn ngữ phỏng vấn là tiếng Anh, tiếng Đức hoặc cả 2 thứ tiếng cùng lúc.
+ Hoá đơn ngân hàng về việc trả lệ phí.
Lưu ý: Sau khi trả tiền tại ngân hàng, ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh của sinh viên và APS. Sau khi nộp bạn sẽ nhận được giữ 1 hoặc 2 liên của giấy chuyển tiền. Nếu giữ 2 liên thì bạn nộp 1 liên cùng với hồ sơ và giữ lại 1 liên. Nếu chỉ có 1 liên thì bạn nên photo lại 1 bản để giữ lại và nộp lên đó cùng hồ sơ. Hồ sơ xin học cho học kỳ mùa hè phải nộp chậm nhất là trong tháng 8 năm trước và của học kỳ mùa đông phải nộp chậm nhất trong tháng 2. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu thì khoảng trước khi phỏng vấn 1 tháng, các bạn sẽ nhận được lịch phỏng vấn qua email. Sau khi nhận được email, các bạn sẽ được yêu cầu reply lại email để confirm rằng mình đã nhận được email và sẽ tới tham dự cuộc phỏng vấn đúng giờ. Nếu hồ các bạn bị sai hoặc bị thiếu, bạn sẽ nhận được điện thoại yêu cầu bổ sung.
